Heb je al eens gehoord van de tool Help Scout? Deze tool is echt een must als jij een goedlopend bedrijf hebt en je steeds meer taken wilt automatiseren. Want zeg nu eerlijk, hoe beter het financieel gezien met je bedrijf gaat, des te meer verantwoordelijkheden en taken je erbij krijgt. Met als gevolg dat je misschien sneller het overzicht verliest. In deze blog leg ik je uit wat Help Scout is, wat de voordelen zijn en hoe de tool werkt.
Inhoudsopgave
Wat is Help Scout?
Help Scout is een online tool waarmee je veel binnen jouw bedrijf kunt automatiseren en het klantcontact op één plek kunt managen.
Stel, je hebt een team van 2 of 200 mensen. Je kunt dan samen één inbox managen. Zo kun je als medewerker reageren op iemand die een vraag heeft gesteld of iemand anders uit je team taggen om de specifieke vraag op te lossen. Ook kun je gelijk zien wanneer iemand een vraag heeft opgelost. Krijg je bijvoorbeeld vaker dezelfde vraag? Dan kun je de vraag met het antwoord opslaan, zodat je hem de volgende keer weer kunt gebruiken en binnen 2 keer klikken kunt reageren. Ideaal als je het mij vraagt!
Heb je een online academie? Ook dan biedt Help Scout vele voordelen! Zo kun je een chat plaatsen waar men vragen kan stellen. Dit gesprek wordt dan via Help Scout opgeslagen. Tevens is het mogelijk om een externe supportdesk te plaatsen op je online academie. De content van de
supportdesk zet je ook in Help Scout. Klanten kunnen dan zelf in een database naar informatie zoeken. Deze supportdesk kun je overigens ook voor intern gebruik maken.
Wat zijn de voordelen van Help Scout?
Help Scout staat erom bekend dat je sneller op vragen van klanten kunt antwoorden. Daarnaast staat klanttevredenheid ook voorop en kun je diverse zaken automatiseren wat je veel tijd bespaart!
Je kunt al je emails vanaf één gezamelijke plek monitoren;
Je kunt het gehele team (of een gedeelte daarvan) toegang geven tot de inkomende e-mails, zodat men zelf kan bepalen wie wat oppakt en elkaar kan taggen om de klant direct goed te woord te staan. Zo hoef je niet continu elkaar te bellen of WhatsAppen maar gebeurt dit vanaf één plek;
Klanttevredenheid staat voorop, doordat men sneller kan reageren en er bepaalde taken geautomatiseerd kunnen worden;
Veelgestelde vragen met antwoorden kunnen opgeslagen worden, zodat je die later kunt gebruiken en in 2 klikken kunt reageren;
Alle communicatie die je met klanten hebt wordt per klant opgeslagen. Zo kun je eenvoudig teruglezen wat collega’s bijvoorbeeld met een bepaalde klant hebben afgesproken;
Je kunt bepaalde processen automatiseren;
Mogelijk om een externe supportdesk te plaatsen op je online academie. Klanten kunnen dan zelf in een database naar informatie zoeken wat je veel tijd scheelt;
Je kunt efficiënter te werk gaan. Kortom: tijdsbesparing!
Hoe werkt Help Scout?
Lijkt Help Scout je iets? Je kunt op de website een 15 dagen trial aanvragen om te kijken of het iets voor je is. Ik leg je graag hieronder gelijk even uit hoe je dit doet.
1. Vraag allereerst een gratis trial aan op de website van Help Scout: www.helpscout.com
2. Vervolgens krijg je onderstaand overzicht te zien. Aan de linkerkant in het menu zie je verschillende opties staan waarvoor je Help Scout kunt gebruiken. Zo kun je verschillende teamleden uitnodigen via ‘Invite teammates’ en manage je al het klantencontact vanaf één
plek.
3. Wil je jouw mailbox koppelen met Help Scout? Bij het aanmelden krijg je de mogelijkheid om een mailbox aan te maken. Heb je dat nog niet gedaan? Klik dan op ‘create a mailbox’. In bovenstaand voorbeeld zie je dat ik dit al had gedaan en kun je kiezen voor ‘open mailbox’. Klik op ‘open mailbox’ en je krijgt onderstaand overzicht te zien.
4. Voor het koppelen van je eigen mailbox dien je rechtsbovenin op ‘manage’ → ‘mailbox’ te klikken. Je moet dan even de stappen doorlopen en bij ‘interested in using your own email address’ je eigen e-mailadres koppelen. Ook zie je daar gelijk in het linkermenu verschillende andere opties staan, zoals ‘saved replies’ waar je opgeslagen antwoorden in terug kunt vinden.
Heb je eenmaal jouw mailbox gekoppeld, dan kun je dus ook je teamleden uitnodigen en steeds meer dingen gaan automatiseren. Zodat je sneller op klanten kunt reageren en je veel tijd gaat besparen!
Waarom ik Help Scout aanraad
Ik kan je Help Scout zeker aanraden wanneer je met meer dan 1 persoon in één bedrijf werkt en vooral ook een schaalbaar bedrijf hebt, want hoe beter het met je bedrijf gaat des te meer je ook te maken zult hebben met klantcontact. Verder is Help Scout ook erg geschikt wanneer jij een online academie hebt. Ik zou zeggen: probeer Help Scout eens uit!
Vraag jij je af wat ik eigenlijk doe?
Ik ontzorg ondernemers die van plan zijn om een online programma te gaan bouwen en verkopen. Ik help ze met het technisch goed opzeten van hun online academie en het instellen van betaalpagina’s, de systemen, Mollie, plug-ins, de e-mailsoftware en méér! Alles met betrekking tot het technisch goed opzetten en koppelen van jouw online academie. Zodat jij je kunt blijven focussen op het maken van de inhoud, de lancering en verkopen!
Ben jij van plan om een online programma te gaan bouwen en verkopen? En kun je wel wat technische hulp gebruiken?
Stuur mij gerust een mailtje om eens vrijblijvend kennis te maken en te bespreken hoe ik jou eventueel kan ontzorgen: kim@kimminten.nl