Je team presteert niet zelfstandig zolang je bedrijf is ingericht om via jou te lopen. Dat is de oorzaak en die ligt zelden bij de mensen die je hebt aangenomen.
Je hebt teamleden in dienst van wie je verwacht dat ze hun werk kennen en het beste voorhebben met je bedrijf. Toch komen ze met vragen die ze zelf hadden kunnen beantwoorden, moeten alle beslissingen door jou worden genomen en worden deadlines gemist omdat jij niet continu paraat kunt staan. Zodra jij er even niet bent, valt je bedrijf stil.
In dit artikel leg ik uit waar dat vandaan komt en wat er bij een van mijn klanten gebeurde toen ik de mailboxen overnam. Daarna geef ik je de vraag die je vandaag aan elk teamlid kunt stellen om te weten waar je staat.
Je bedrijf is ingericht om via jou te lopen
Je team presteert niet zelfstandig als er geen andere plek is waar het werk terechtkan. Dat is geen karakterkwestie en het zegt niets over de mensen die je hebt aangenomen.
Toen je bedrijf groeide, groeide de complexiteit mee. Meer klanten, meer taken, meer beslissingen. In die fase heb je iets gedaan dat op dat moment volstrekt logisch was, namelijk alles zelf oppakken. Jij nam de beslissingen en jij bepaalde de prioriteiten, terwijl je lijst met taken ondertussen steeds langer werd.
Wat er daarna gebeurt is voorspelbaar. Je team went aan jouw aanwezigheid en raakt eraan gewend dat jij degene bent die antwoord geeft op vragen die nog niet eerder gesteld zijn. Dus komen die vragen bij jou terecht. Zelfs de volgorde van het werk bepaal jij, want daar is het team op ingesteld geraakt.
Dat kost je meer dan de minuten die zo’n vraag beantwoorden kost. Je wordt namelijk de hele dag uit je werk gehaald door beslissingen die klein zijn, waardoor je aan het eind van de dag geen energie meer over hebt voor de beslissingen die groot zijn. Zolang jouw betrokkenheid de standaard is in plaats van de uitzondering, is er simpelweg geen ruimte waarin je team zelfstandig kan presteren.
Wat er gebeurde toen ik de mailboxen overnam
Bij één van mijn klanten liep alles via haarzelf. Ze zat volledig in de operatie, stuurde zelf het team aan en keek, in haar eigen woorden, lichtelijk geobsedeerd naar verschillende mailboxen. Daardoor kwam ze niet toe aan de groei van haar bedrijf.
Één van de eerste dingen die ik deed was de supportmailbox van haar account af halen. Klantvragen kwamen vanaf dat moment bij mij binnen en werden belegd bij de juiste persoon in het team.
Het interessante zit hem in wat er daarna gebeurde. Het team kwam vanaf het eerste moment naar mij toe, dus niet na weken wennen en niet na een gesprek waarin we afspraken maakten over hoe we het voortaan zouden doen. Er was een ander adres en dat werd meteen gebruikt.
Dat is precies waarom ik zeg dat het zelden aan je team ligt. Die mensen waren altijd al bereid om ergens anders aan te kloppen, alleen was er nergens anders om aan te kloppen dan bij de eigenaar.
Inmiddels is het team een stap verder. We hebben een CRM-systeem gebouwd zonder input van de visionair en zijn dat nu aan het finetunen. Voor het projectmanagementsysteem dat we gaan maken bespreken we de hoofdlijnen wel met haar, maar daarna loopt het via mij. De visionair maakt zich niet meer druk om de mails die van klanten binnenkomen en kan zich richten op haar projecten en haar eigen creativiteit.
Bespreek deze 5 punten met je team
Je teamleden willen hun werk goed doen en willen jou zoveel mogelijk ontlasten, maar dan moeten ze wel weten wat er van hen verwacht wordt. Plan daarom een teammeeting in waarin je vijf dingen bespreekt.
- Wie waarvoor verantwoordelijk is, zo concreet mogelijk. Bespreek ook wie het overneemt als de hoofdverantwoordelijke er niet is wegens ziekte of vakantie.
- Welke beslissingen zelfstandig genomen mogen worden.
- Wat er gebeurt als een beslissing wel bij jou hoort, maar jij op dat moment niet bereikbaar bent.
- Wie de voortgang van projecten bewaakt.
- Wat je teamleden nog van jou nodig hebben om zelfstandig te kunnen werken.
Leg de antwoorden vast op een plek waar iedereen bij kan, dus ook de mensen die je volgend jaar aanneemt. Zolang die antwoorden alleen in jouw hoofd zitten, blijft jouw hoofd de plek waar het team langs moet.
Voorkom dat jij de bottleneck van je bedrijf wordt
Zo’n teammeeting is nodig, maar er is een reden waarom het daarmee nog niet klaar is. Het patroon houdt zichzelf namelijk in stand en als eigenaar draag je daaraan bij zonder het door te hebben.
Je pakt toch even snel een vraag op die een teamlid stelt, want dat is sneller dan uitleggen. Je hakt toch weer een knoop door, ook al is afgesproken dat je team dat zelf mag. En stiekem houd je de voortgang in de gaten, omdat je bang bent dat er anders weer een deadline gemist wordt.
Elke keer dat dit gebeurt, leer je je team dat vragen stellen werkt en dat wachten op jou de veiligste optie is. Initiatief nemen is dan niet nodig, aangezien jij het initiatief toch wel neemt.
Wat ik dan wel zou doen: zorg dat teamleden hun eigen vraag beantwoorden voordat ze hem aan jou stellen. Wordt er gevraagd om een knoop door te hakken, verwijs dan terug naar de afspraken uit de teammeeting en geef ze het vertrouwen dat hun beslissing goed is.
Heel eerlijk gezegd is dat in het begin voor jullie allebei spannend. Een tussenstap kan zijn dat een teamlid erbij zet welk antwoord hij zelf zou geven of welke beslissing hij zou nemen, zodat jij alleen nog bevestigt of dat ook jouw route zou zijn. Het vraagt dus iets van jou om los te laten en het vraagt ook iets van je team om die ruimte te pakken.
De vraag die je vandaag aan elk teamlid stelt
Twijfel je of er winst te halen valt in je team, dan is er een vraag die je vandaag nog kunt stellen aan iedereen die voor je werkt.
“Weet jij wat jouw verantwoordelijkheden zijn, welke beslissingen je zelf mag nemen en wat er van je verwacht wordt deze week, dit kwartaal en dit jaar?”
Kan een teamlid op een of meer onderdelen geen antwoord geven, of komt er een antwoord dat niet concreet is, dan weet je genoeg. Zodra er ruimte is voor interpretatie, is er ruimte voor onduidelijkheid. Daar loopt je groei op vast.
Een team dat zelfstandig presteert vraagt om een structuur waarin jouw betrokkenheid de uitzondering is. Teamleden weten dan wat ze moeten doen zonder dat jij het elke keer opnieuw zegt, omdat de verantwoordelijkheden ergens anders vastliggen dan in jouw hoofd.
Zie je hier meer van terug in je bedrijf, dan is dit een van de factoren die de groei van je bedrijf laten stagneren en zelden de enige.
Veelgestelde vragen over een team dat niet zelfstandig presteert
Ligt het aan mijn team als ze niet zelfstandig presteren?
Hoe lang duurt het voordat mijn team zelfstandig presteert?
Wat is het verschil tussen een team aansturen en een team zelfstandig laten presteren?
Aansturen betekent dat jij per keer bepaalt wat er gebeurt. Zelfstandig presteren betekent dat je team binnen vooraf afgesproken kaders zelf beslist. Jij komt dan alleen nog in beeld bij uitzonderingen, dus het verschil zit in waar de beslissing valt en niet in hoeveel je team kan.
Helpt het om extra mensen aan te nemen als mijn team niet zelfstandig presteert?
Moet ik iemand aannemen om mijn team aan te sturen?
Dat hoeft niet per se iemand in loondienst te zijn. Waar het om gaat is dat er iemand eindverantwoordelijk is voor de samenhang en de aansturing. Die persoon wordt het centrale aanspreekpunt van je team. Dat is precies wat een integrator in een bedrijf doet.
Ontdek waarom jouw bedrijf vastloopt
Presteert je team niet zelfstandig, dan zit er vrijwel altijd meer onder dan alleen de aansturing. In mijn gratis e-guide loop ik de punten langs die ik het vaakst tegenkom bij bedrijven die vastlopen, zodat je kunt zien welke daarvan bij jou spelen.
Je vraagt hem aan op kimminten.nl/guide.
