De verborgen kosten van geen structuur staan nergens op je balans, maar ze lopen wel elke week door. Het gaat om uren, om dubbel werk, om abonnementen die je niet gebruikt en om omzet die blijft liggen bij klanten die je al hebt.
Je weet waarschijnlijk wel dat een bedrijf zonder duidelijke afspraken geld kost. Wat je niet ziet is waar het precies weglekt, want geen enkele van deze posten staat als regel in je boekhouding. Ze zitten verstopt in de dag zelf.
In dit artikel loop ik zeven van die verborgen kosten langs, met voorbeelden uit de bedrijven waar ik kom. Daarna geef ik je een weekplan waarmee je ze in je eigen bedrijf in kaart brengt.
De 7 verborgen kosten van geen structuur
1. Uren die opgaan aan uitzoeken en afstemmen
Elke keer dat iemand moet uitzoeken hoe iets werkt of bij wie iets hoort, betaal je voor tijd die geen resultaat oplevert. Bij een teamlid dat een half uur zoekt naar de juiste werkwijze gaat dat niet om dat half uur, maar om de vijf keer per week dat het gebeurt.
Hoe efficiënter een proces is ingericht, hoe minder lang je team hoeft te zoeken. Dan kan iemand sneller schakelen en sneller dingen klaarzetten, dus de kostenpost verdwijnt aan twee kanten tegelijk.
2. Werk dat dubbel wordt gedaan
Dubbel werk ontstaat zodra twee mensen dezelfde functie hebben zonder afspraak wie wat doet. Dat is geen kwestie van slordigheid, want allebei doen ze precies wat ze denken dat er van ze verwacht wordt.
Ik kom het het vaakst tegen bij lanceringen, waar je met meerdere systemen tegelijk werkt zoals een betaalsysteem, een mailsysteem en een leeromgeving. Bij een team met meerdere technische specialisten zette de één een automatisering klaar en paste de ander hem weer aan, omdat die dacht dat het niet goed stond. Even later zaten ze allebei aan dezelfde koppelingen.
De kosten zitten in dubbele uren en in het herstelwerk daarna, want die twee versies moeten uiteindelijk ook weer bij elkaar gebracht worden.
3. Systemen en abonnementen die je dubbel betaalt
Bijna elke ondernemer bij wie ik binnenkom heeft meer abonnementen lopen dan ze zelf denken. De helft daarvan wordt niet gebruikt. Soms staan er zelfs twee systemen naast elkaar met hetzelfde doel, omdat er ooit iets nieuws is geprobeerd zonder het oude af te sluiten.
Dit is dan ook een van de eerste kostenposten die verdwijnt zodra ik ergens begin. We nemen de systemen kritisch door op wat er nog nodig is en of het nog de juiste abonnementen zijn.
4. De vragen die elke dag bij jou terechtkomen
Bij een team dat niet zelfsturend is komen er gemakkelijk twintig vragen per dag bij de ondernemer terecht. Van of iemand een mailadres mag aanpassen tot een klacht van een klant die niet tevreden is over een programma.
Tel dat maar eens om naar tijd. Twintig onderbrekingen kosten je meer dan twintig keer een paar minuten, want na elke onderbreking moet je terug in je eigen werk. Dat is de reden dat je aan het eind van de dag het gevoel hebt niets gedaan te hebben terwijl je non-stop bezig was. In waarom je team niet zelfstandig presteert leg ik uit waar dat patroon vandaan komt.
5. Klanten die langer wachten dan nodig
Zodra niet is afgesproken wie wanneer de supportmailbox doet, blijven klantmails liggen. Bij een van mijn klanten gebeurde dat in de zomerperiode, omdat de vervanging tijdens de vakanties niet goed was afgestemd.
Er ging geen klant weg en er ging geen geld verloren. Wat er wel gebeurde is dat klanten rechtstreeks contact opnamen met de ondernemer zelf, die daardoor in een soort paniekmodus schoot. De kosten waren hier dus geen omzet maar rust. Die is net zo hard nodig.
6. Omzet die blijft liggen bij de klanten die je al hebt
Ik zie regelmatig ondernemers die programma na programma maken om nieuwe mensen binnen te halen, terwijl ze niets doen met de mensen die al eerder iets kochten. Die groep is warm en kent je werk al, dus daar zit de makkelijkste omzet.
Bij een klant die zo in de creatiemodus zat dat ze dat niet meer overzag, bleef die hele groep onbenut. Dat is een van de weinige verborgen kosten die je niet uitgeeft maar misloopt, wat hem juist moeilijk te zien maakt.
7. Je eigen energie en de kloof met wie je wilt zijn
Een bedrijf zonder structuur vreet energie. Dat stopt niet om vijf uur. Je hoofd blijft doorgaan, je bent er half bij als je partner iets vertelt en in het weekend stuur je jezelf toch weer een berichtje met iets wat je niet mag vergeten.
Daaronder ligt de pijnlijkste post. Je bent je bedrijf begonnen vanuit een idee van hoe je wilde werken. Gaandeweg is het bedrijf via jou gaan lopen in plaats van andersom. De visionair verdwijnt naar de achtergrond en de dagelijkse aanstuurder neemt het over. Dat verlies staat nergens op je balans en is elke dag voelbaar.
Wat de verborgen kosten van geen structuur zo lastig maakt
Geen van deze zeven posten heeft een factuur. Dat is precies waarom ze blijven bestaan, want je kunt ze niet terugvinden door je boekhouding door te lopen.
Wat ze wel gemeen hebben is dat ze zich vermenigvuldigen met de grootte van je team. Bij twee mensen valt onduidelijkheid over rollen nauwelijks op. Bij vijf mensen betaal je er elke week voor, want je merkt het aan hoeveel van je eigen week opgaat aan vragen beantwoorden.
Zie je je groei stilstaan terwijl je harder werkt dan ooit, dan lees je in de vijf factoren die groei laten stagneren hoe dit met elkaar samenhangt.
Zo breng je de verborgen kosten in een week in kaart
Je hoeft dit niet te laten uitrekenen om er iets aan te kunnen doen. Met vijf stappen weet je binnen een week waar het bij jou weglekt.
- Tel een week lang de vragen die bij jou terechtkomen. Zet er een streepje bij op papier, meer hoeft niet. Het getal aan het eind van de week zegt meer dan welke inschatting ook.
- Loop je abonnementen langs. Pak je bankafschriften van de afgelopen drie maanden en zet achter elk abonnement wie het gebruikt en waarvoor. Wat je niet kunt invullen, kun je waarschijnlijk opzeggen.
- Vraag je team waar ze op wachten. Niet wat er misgaat, maar concreet: waar wacht je op en bij wie ligt dat. Daar komt uit wat er stilligt zonder dat jij het wist.
- Kies je laatste project en teken terug wie wat deed. Bij elke stap waar twee namen bij staan, is er dubbel werk geweest of had het gekund.
- Maak een lijst van klanten die eerder iets bij je kochten. Zet erachter wanneer je ze voor het laatst iets hebt aangeboden. Dat is de omzet die nu blijft liggen.
Aan het eind van die week heb je geen exact bedrag, maar wel vijf plekken waarvan je weet dat er iets weglekt. Dat is genoeg om te beginnen, want je hoeft ze niet allemaal tegelijk aan te pakken.
Wat structuur in je bedrijf oplevert
Structuur levert je in de eerste plaats je eigen week terug op. De vragen gaan naar de plek waar ze horen en niet meer standaard naar jou.
Daarnaast verdwijnen de kosten die je nu niet ziet. Dubbele systemen worden opgezegd, rollen worden vastgelegd zodat werk niet twee keer gebeurt en er is iemand die bijhoudt of afspraken ook echt lopen. Dat laatste is het deel dat als eerste wegvalt zodra het druk wordt. Daarom belegt het meestal beter bij iemand anders dan bij jou.
Wil je weten hoe die rol eruitziet, lees dan wat een integrator in een bedrijf doet.
Veelgestelde vragen over de verborgen kosten van geen structuur
Wat zijn verborgen kosten in een bedrijf?
Verborgen kosten zijn uitgaven en gemiste omzet die niet als aparte post in je administratie staan. Denk aan uren die opgaan aan uitzoeken, werk dat dubbel wordt gedaan, abonnementen die niemand gebruikt en klanten die je niet opnieuw benadert. Ze zijn allemaal terug te voeren op afspraken die nergens vastliggen.
Hoeveel kost gebrek aan structuur per maand?
Dat is per bedrijf anders en ik reken het bij mijn klanten niet uit, want een bedrag op basis van aannames helpt niemand. Wat je wel kunt doen is de vijf stappen uit dit artikel volgen. Dan weet je binnen een week waar het bij jou weglekt en dat is bruikbaarder dan een schatting.
Vanaf welke teamgrootte gaat dit echt geld kosten?
Vanaf ongeveer drie mensen wordt het merkbaar en vanaf vijf loopt het snel op. Bij twee mensen los je onduidelijkheid nog op met even overleggen, maar zodra meerdere mensen dezelfde soort taken doen, is een rolverdeling op papier nodig.
Is dit op te lossen met een beter systeem?
Zelden. In de meeste bedrijven zit het probleem in de afspraken en niet in de software, dus een nieuw programma verplaatst het probleem alleen. Ik kom zelf uit de techniek en juist daarom begin ik altijd bij de rolverdeling.
Waar begin ik als ik weinig tijd heb?
Ontdek waarom jouw bedrijf vastloopt
Herken je deze kosten in je eigen bedrijf, dan loop ik in mijn gratis e-guide de punten langs die ik het vaakst tegenkom als een bedrijf vastloopt. Je vraagt hem aan op kimminten.nl/guide. Daarna weet je welke van de verborgen kosten bij jou het hardst doorlopen en wat er nodig is om ze te stoppen.
