Je hebt een integrator nodig zodra je bedrijf groter is dan wat jij nog kunt overzien en er niemand is die de uitvoering bewaakt. In de praktijk herken je dat moment aan vijf signalen en die zet ik hieronder op een rij.
De vraag wanneer heb je een integrator nodig komt bij mij meestal te laat. Negen van de tien ondernemers melden zich pas als de structuur al zoek is. Er zijn dan problemen voorgevallen waar ze zelf niet meer uit komen en de chaos wordt zichtbaar in het team. Dat is niet mijn ideale startpunt, maar het is wel wat er gebeurt.
In dit artikel lees je aan welke signalen je het moment herkent. Daarna zet ik het verschil met een virtual assistant en een online business manager op een rij. Tot slot lees je wanneer je juist nog geen integrator nodig hebt en wat er gebeurt zodra je het kennismakingsformulier invult.
Wat is een integrator?
Een integrator is degene die de visie van de ondernemer omzet in uitvoering en daar operationeel eindverantwoordelijk voor is. De ondernemer bepaalt waar het bedrijf naartoe gaat en de integrator zorgt dat het daar ook komt.
Dat betekent in de praktijk dat de strategie wordt vertaald naar prioriteiten en een planning. Het team weet daardoor wat er van hen verwacht wordt en knelpunten worden gesignaleerd voordat ze groot worden. Jij houdt het overzicht zonder overal bij te hoeven zijn.
Wil je de rol uitgebreider zien, lees dan wat een integrator in een bedrijf doet. Daar staan de drie kerntaken en een gewone werkweek uitgewerkt.
Wanneer heb je een integrator nodig? Dit zijn de 5 signalen
Herken je drie of meer van de onderstaande signalen, dan is het tijd voor een gesprek. Dit zijn de vijf die ik in de praktijk echt tegenkom, in de woorden waarin ondernemers ze zelf tegen mij zeggen.
1. Je team vraagt de hele dag om toestemming
Je teamleden doen hun werk, maar ze vragen eerst of het mag. Of die mail eruit mag, of jij de tekst nog nakijkt, of die kleine aanschaf mag en of een deadline verschoven kan worden.
Die vragen komen bovendien via allerlei kanalen tegelijk binnen: de een mailt, de ander appt en de derde zet het in Slack. Daardoor ben je de hele dag vragen aan het beantwoorden op losse plekken, terwijl niemand overziet wat er nu eigenlijk gevraagd is.
Het probleem zit niet bij je team. Er zijn geen kaders waarbinnen zij zelf mogen beslissen, dus lopen ze terug naar jou. Hoe dat ontstaat, staat in de blog over waarom je team niet zelfstandig presteert.
2. Je doelen staan op papier met een tijdlijn en daar blijft het bij
Negen van de tien keer zijn er wel doelen opgesteld en vaak zit er zelfs een tijdlijn bij. Onder dat doel staat alleen geen enkele concrete actie.
Er hangen geen deadlines aan de stappen die nodig zijn om dat doel te halen. Niemand houdt bij of die stappen gezet worden en er is geen moment in de week waarop het besproken wordt. Het kwartaaldoel heeft dus wel een datum, maar de weg ernaartoe niet.
Daardoor wint de waan van de dag het telkens van de strategie. In waarom je businessplan geen resultaat oplevert laat ik zien hoe je van een jaardoel naar de acties van deze week komt.
3. Je zit op een eilandje terwijl er een heel team is
Ondernemers zeggen bijna nooit dat ze zich alleen voelen. Wat ik wel vaak terugkrijg is dat ze het gevoel hebben op een eilandje te zitten, terwijl er een heel team om hen heen werkt.
Daar zit meestal een communicatieprobleem onder. Ik heb ooit gewerkt bij een ondernemer waar iemand een soortgelijke rol vervulde als de mijne. Die persoon sprak met het team en sprak met de ondernemer, maar gaf niets door. Het team wist niet waar de ondernemer mee zat en de ondernemer wist niet wat er bij het team speelde. Zo ontstaan er twee eilandjes in een bedrijf van nog geen tien mensen.
Wat je mist is iemand die het totaaloverzicht bewaakt en de twee kanten met elkaar verbindt. Iemand die niet alleen uitvoert, maar ook aanstuurt en verantwoordelijkheid neemt voor het geheel.
4. Je groeit minder hard dan je wilt, of juist zo hard dat de kwaliteit eronder lijdt
Ook dit signaal klinkt in de praktijk anders dan het op papier staat. Niemand zegt dat zijn groei stagneert. Wat ondernemers wel zeggen is dat ze minder hard groeien dan ze zouden willen, terwijl de potentie er wel is.
De omgekeerde variant kom ik net zo vaak tegen. Dan groeit een bedrijf zo hard dat het uit zijn voegen groeit. De processen komen niet mee en het team ook niet, waardoor de kwaliteit richting klanten achteruitgaat. Hard groeien is dus net zo goed een reden om structuur neer te zetten.
De onderliggende oorzaken staan uitgewerkt in de factoren die de groei van je bedrijf laten stagneren.
5. Je hoofd staat nooit echt uit
Dit signaal herken ik bij veel ondernemers. Ze werken in de avonden en in het weekend door en ze zitten aan tafel bij hun gezin terwijl hun hoofd bij het werk is. Ze weten precies wat er moet gebeuren zonder eraan toe te komen.
Dat komt niet uit gedrevenheid. Het komt uit de kleine vragen van het team en uit de brandjes die elke dag geblust moeten worden. Ze willen er voor iedereen zijn en vergeten daarbij zichzelf. Hun eigen plannen blijven daardoor liggen, zoals dat nieuwe programma dat al een jaar af had kunnen zijn.
Wat die dagelijkse vragen werkelijk kosten, heb ik uitgerekend in de blog over de verborgen kosten van geen structuur.
Wat is het verschil tussen een virtual assistant, een online business manager en een integrator?
Wat een virtual assistant wel en niet doet
Een VA zit in de uitvoering. Jij zegt welke funnel er moet komen en levert de teksten en de beelden aan. De VA zet hem klaar en legt de koppelingen met je systemen. Er zijn proactieve VA’s die daarna terugkoppelen wat hen opviel, alleen zitten ze niet in je strategie en niet in je cijfers.
Ik heb elf jaar als technisch VA gewerkt voor ruim vijftig ondernemers, dus ik ken dat vak van binnenuit. Wat ik daar vaak zag gebeuren is dat er taken bij komen die er niet bij horen. Een technisch VA houdt zich bezig met systemen inrichten en koppelen. Zo iemand krijgt er dan ineens de klantenservice of het draaiende houden van een community bij. Er zijn mensen die dat allebei kunnen, maar het is een aparte expertise. Ik ben er een voorstander van dat iemand doet waar diegene in uitblinkt.
Wat een online business manager doet
Een online business manager is de operationele rechterhand die de dagelijkse gang van zaken en de projecten regelt, meestal extern en vanuit huis. De focus ligt op vier dingen: projecten, processen, het team en de cijfers.
Een OBM vertaalt jouw plannen naar acties, stuurt waar nodig VA’s of specialisten aan en coordineert bijvoorbeeld een lancering. De uitvoering en het dagelijkse management gaan daarmee uit jouw handen.
Waar de integrator begint
Een integrator is operationeel eindverantwoordelijk voor de uitvoering van je bedrijfsstrategie en voor het resultaat dat daaruit komt. Dat gaat verder dan de projecten van dit kwartaal, want het raakt de vraag of je komt waar je naartoe wilt.
Het verschil in een zin: een OBM beheert projecten, team en dagstructuur, terwijl de integrator de strategie en het resultaat draagt. Praktisch merk je dat aan waar iemand op aanspreekbaar is. Een integrator is aanspreekbaar op of het gebeurt en niet op hoe het zou moeten.
Op een rij gezet ziet het verschil er zo uit.
- Een virtual assistant werkt aan losse taken en techniek en krijgt alles kant-en-klaar van jou aangeleverd. Die persoon stuurt niemand aan en is aanspreekbaar op de uitvoering van de taak.
- Een online business manager werkt aan projecten, processen, het team en de cijfers. Die vertaalt jouw plannen naar acties, stuurt VA’s en specialisten aan en is aanspreekbaar op of het project loopt.
- Een integrator werkt aan de samenhang en het resultaat en vertrekt daarbij vanuit jouw visie. Die stuurt het hele team aan en is aanspreekbaar op of het doel gehaald wordt.
Waarom een goed plan alsnog blijft liggen
Plannen sneuvelen zelden op de inhoud. Ze sneuvelen op de vertaling naar wie wat wanneer doet. Dat gebeurt op twee manieren die ik allebei regelmatig zie.
De eerste is het plan dat jij zelf bedenkt. Er zit een lancering in je hoofd, soms al maanden. Op het moment dat hij op tafel komt blijkt de helft te ontbreken. De planning laat niet toe wat je wilt, want het liefst is alles gisteren klaar. Daarbij zijn een paar belangrijke onderdelen simpelweg vergeten.
De tweede is het plan dat van buiten komt. Er wordt een coach of een online business manager aangehaakt die het eigen format meeneemt: zo werk ik, dus zo gaan jullie ook werken. Er wordt niet gekeken of die manier van werken bij dit team en bij deze ondernemer past.
Dat houdt twee tot drie weken stand, want in het begin doet iedereen zijn best. Zodra de waan van de dag terugkomt, worden de afspraken vergeten en wordt er weer gewerkt zoals het altijd ging. Een universele oplossing zonder maatwerk blijft niet staan.
Wanneer heb je nog geen integrator nodig?
Je hebt nog geen integrator nodig als er nog niets te integreren valt. Dat is het geval in drie situaties.
- Je bent net gestart. Dan heb je een heldere propositie nodig en je eerste klanten, niet iemand die de uitvoering bewaakt.
- Je werkt alleen. Zonder mensen om aan te sturen valt er geen regie te voeren. De uitzondering is de ondernemer die net afscheid heeft genomen van een team dat niet functioneerde en opnieuw wil opbouwen.
- Je zoekt iemand die het werk zelf doet. Dat is precies de rol die een integrator niet aanneemt, ook niet als zelf doen sneller lijkt.
Wat expliciet geen voorwaarde is: kunnen loslaten. Dat is de uitkomst van de samenwerking en niet de toegangseis ervoor.
Wanneer ik zelf nee zeg
Ik heb nog nooit tegen iemand gezegd dat het te vroeg was, want die situatie heeft zich nog niet voorgedaan. Wat wel gebeurt, is dat ik aangeef zelf niet de geschikte integrator te zijn voor dat bedrijf.
Dat gaat niet over de fase waarin een bedrijf zit, maar over de manier van ondernemen. Er zijn twee punten waarop het voor mij misgaat.
Het eerste is de omgang met het team. Ik ben in een samenwerking het centrale aanspreekpunt voor je mensen. Ik kan dus niet werken in een bedrijf waar ik niet achter die omgang sta.
Het tweede zijn beloftes aan klanten die te lang openstaan. Ze worden ooit waargemaakt, alleen kom ik zaken tegen die een jaar geleden zijn beloofd en nog steeds niet geleverd. Dat vind ik te lang, tenzij vooraf tegen die klant is gezegd dat levering pas later volgt. Dit is precies het soort afspraak dat een integrator bewaakt, dus het moet ook kloppen bij de ondernemer zelf.
Een kennismakingsgesprek is dus wederzijds. Jij kijkt of ik de juiste ben en ik kijk hetzelfde.
Waarom de meeste ondernemers te laat zijn
Negen van de tien ondernemers melden zich pas als het al misgaat. De structuur is dan zoek en er zijn problemen voorgevallen waar ze zelf niet meer uit komen. Het team loopt vast op vragen die niemand beantwoordt.
Mijn ideale klanten melden zich eerder, midden in de groeifase. De ene zei tegen mij dat ze wilde groeien, dat ze daarvoor dingen moest loslaten en met doelen en planningen wilde gaan werken. Ze had iemand nodig die dat bewaakt zonder dat zij het zelf moest doen. De andere had net een boek gelanceerd, bouwde aan een online platform en vroeg zich af wat de volgende stappen waren zonder overweldigd te raken.
Dat is het verschil tussen opbouwen en opruimen. Wie zich meldt voordat het misgaat, betaalt niet eerst de rekening van een halfjaar chaos.
Wat er gebeurt nadat je het kennismakingsformulier invult
Het formulier komt rechtstreeks in mijn eigen mailbox terecht en ik lees het zelf, dus er zit geen teamlid tussen. Op werkdagen krijg je binnen 24 uur een mail van mij, ook als mijn antwoord nee is.
- Ga ik graag met je in gesprek, dan staan er in diezelfde mail meteen een paar opties. Vaak is dat nog dezelfde week, afhankelijk van wanneer je het formulier invult.
- We prikken een datum binnen ongeveer een week.
- Het gesprek duurt 30 tot 45 minuten. Het gaat over wie jij bent, waar je nu staat, waar je naartoe wilt en wat er niet loopt.
- Ik geef je in dat gesprek al advies waar dat kan.
- Ik zeg je eerlijk of een integrator is wat jouw bedrijf nu nodig heeft.
Dat laatste punt is belangrijk. Je zit niet in een verkoopgesprek waar maar een uitkomst gewenst is. Blijkt uit het gesprek dat je iets anders nodig hebt, dan hoor je dat van mij.
Zeg je daarna ja, dan begint het met een live dag in Utrecht. Wat er op zo’n strategiedag gebeurt, staat per onderdeel uitgewerkt.
Veelgestelde vragen
Wanneer heb je een integrator nodig als je team maar twee mensen telt?
Wat is het verschil tussen een integrator en een online business manager?
Kan ik de rol van integrator niet zelf oppakken?
Moet ik eerst kunnen loslaten voordat ik een integrator inschakel?
Wat kost een integrator?
Hoe snel merk ik er iets van?
Weten of dit het moment is?
Herken je drie of meer van de vijf signalen, dan is de vraag wanneer heb je een integrator nodig voor jouw bedrijf eigenlijk al beantwoord. Bijna altijd blijkt achteraf dat het juiste moment eerder lag dan je dacht.
Vul het kennismakingsformulier in en dan krijg je op werkdagen binnen 24 uur antwoord van mij, ook als dat antwoord nee is. In dat gesprek kijken we samen waar jouw bedrijf nu staat. Daarna hoor je eerlijk of een integrator is wat je nodig hebt.
Jouw visie wordt werkelijkheid.
