Een integrator vertaalt de visie van de ondernemer naar wie wat wanneer doet, stuurt het team daarop aan en bewaakt of het ook gebeurt. Dat zijn de drie kerntaken en daar komt het werk altijd op neer.
De vraag wat doet een integrator krijg ik in bijna elk kennismakingsgesprek, want de rol is in Nederland nog niet ingeburgerd. Ondernemers kennen de virtual assistant die uitvoert en ze kennen de coach die adviseert. De plek daartussen heeft voor de meesten nog geen naam.
In dit artikel zet ik die plek neer. Ik leg de drie kerntaken uit, laat zien hoe een gewone werkweek van mij eruitziet en vertel wat ik bij een nieuwe klant in de eerste weken tegenkom. Daarna weet je of dit de rol is waar jouw bedrijf op zit te wachten.
Wat is een integrator?
Een integrator is degene die de visie van de ondernemer omzet in uitvoering en daar eindverantwoordelijk voor is. De ondernemer bepaalt waar het bedrijf naartoe gaat en de integrator zorgt dat het daar ook komt.
De term komt uit het Amerikaanse EOS-model, waarin de visionair en de integrator samen een duo vormen. De visionair bedenkt, verkoopt en ziet kansen. De integrator ordent het werk, belegt het bij mensen en houdt bij of het loopt.
Wat de rol onderscheidt van advies is de verantwoordelijkheid. Een integrator is aanspreekbaar op of het gebeurt en niet op hoe het zou moeten. Daar valt precies het gat waar de meeste plannen in verdwijnen.
Wat doet een integrator in een bedrijf? De 3 kerntaken
De drie kerntaken komen bij elke klant terug, al ziet de invulling er per bedrijf anders uit.
1. De visie vertalen naar wat er deze week gebeurt
Een integrator zet jaarplannen en kwartaaldoelen om in weekprioriteiten waar iemand met naam aan werkt. Daardoor weet je team waar het aan toe is en hoef jij niet elke week opnieuw de volgorde te bepalen.
Bij mij begint dat met een live dag, de DeepDive. Daarop leggen we de missie, de visie en het jaar-, drie- en tienjarendoel vast, samen met de marketingstrategie en de struikelblokken van dit moment. Daar komt een businessplan uit met concrete doelen.
Dat plan is het beginpunt en nooit het eindproduct. Elk kwartaal hangen we er kwartaaldoelen aan en elke week hangen we daar weer acties aan. Zo blijft de rode stip op de horizon zichtbaar terwijl je aan de week van morgen werkt.
Gaat het bij jou mis tussen het plan en de uitvoering, dan lees je in waarom je businessplan geen resultaat oplevert waar dat meestal aan ligt.
2. Het team aansturen en eigenaarschap beleggen
Een integrator is het centrale aanspreekpunt voor je team, dus vragen, knelpunten en beslissingen lopen niet meer via jou. Dat is voor de meeste ondernemers de grootste verandering in de eerste maanden.
Eigenaarschap beleggen betekent dat je per taak vastlegt wie hem heeft en wie hem overneemt bij ziekte of vakantie. Zolang dat nergens staat, blijft jouw hoofd de plek waar het antwoord zit.
Ik spreek elk teamlid een keer per maand apart. Dan vraag ik hoe het gaat, wat iemand nodig heeft om beter te kunnen werken en wat diegene in het bedrijf ziet gebeuren, zowel de verbeterpunten als de dingen die goed gaan. Van elke call maak ik een samenvatting met acties en het belangrijkste koppel ik terug aan de ondernemer.
Herken je dat je team op jou blijft wachten, lees dan waarom je team niet zelfstandig presteert.
3. Het overzicht bewaken en bijsturen
Een integrator houdt de helikopterview en ziet daardoor aankomen wat dreigt mis te gaan, voordat het een probleem wordt. Bijsturen gebeurt dan zonder dat jij er eerst om hoeft te vragen.
Bewaken doe ik met een scorecard die ik wekelijks bijwerk. Daar staan de cijfers in waar we op sturen, dus we zien elke week of we op schema liggen. Een cijfer dat drie weken de verkeerde kant op gaat is een gesprek en geen verrassing meer.
Dit is ook het deel dat het meeste kost als het ontbreekt. In de verborgen kosten van geen structuur reken ik uit waar dat geld precies in verdwijnt.
Hoe ziet een gewone werkweek van een integrator eruit?
Mijn week heeft een vast ritme met daaromheen projectwerk dat per kwartaal verschilt. Zo ziet een doorsnee week eruit:
- Maandagochtend de Level 10 meeting met de ondernemer, maximaal 90 minuten. De agenda staat er vooraf en we lopen de knelpunten langs, kijken of we op schema liggen en bepalen de acties voor de week.
- Direct daarna de samenvatting en de actielijsten. Alles wat we besluiten gaat in de lijst, zodat we het kunnen teruglezen en niets blijft hangen in iemands hoofd.
- De maandelijkse een-op-een calls met de teamleden, die vaak in dezelfde week vallen.
- De scorecard bijwerken, wekelijks, zodat we kunnen monitoren of we nog op koers liggen.
- Projectwerk dat losloopt van de ondernemer. Deze week werkte ik een proces uit voor de kennismakingsflow, van het eerste contact tot de oplevering. Ook bereidde ik de kwartaalmeeting voor.
Dat laatste punt is misschien wel het belangrijkste. Bouwprojecten lopen tussen mij en het team. Pas een eerste concept dat al bijna klaar is komt bij de ondernemer voor de laatste feedback. Dat kan omdat we weten wat ieders kwaliteiten zijn en omdat de ondernemer ons die vrijheid geeft.
Wat een integrator ziet wat jij zelf niet ziet
Het patroon dat ik in de eerste weken bij een nieuwe klant het vaakst tegenkom is micromanagement. De ondernemer zit op de kleinste details in plaats van er van een afstand naar te kijken. Daardoor staat de ondernemer tussen het team in plaats van erboven. Daar ben ik dan voor om ertussen te gaan staan.
Een tweede ding dat opvalt is dat systemen achterlopen op wat het bedrijf verkoopt. Bij een van mijn klanten gingen de fases in het projectmanagementsysteem nog uit van een klant die alleen een website koopt, terwijl het aanbod inmiddels veel breder is. Dat merkt niemand van binnenuit, want iedereen werkt er elke dag mee.
Het derde patroon kost het meeste geld. Teamleden wachten op punten die bij de ondernemer liggen, denk aan een openstaande factuur of een contract dat getekend moet worden. Ze hebben het netjes neergelegd en er komt geen antwoord, dus vertellen ze het aan mij. Ik geef de ondernemer dan een seintje en check een paar dagen later of het is opgepakt. Precies dat nabellen is het werk, want het signaleren had het team zelf ook al gedaan.
Voor welke bedrijven werkt een integrator?
Een integrator is pas van nut als er iets te integreren valt. In de praktijk betekent dat drie dingen:
- Je bedrijf staat en draait, met stabiele omzet.
- Je hebt een heldere visie van waar je naartoe wilt.
- Je hebt een vast team van ongeveer twee tot vijf mensen dat je nu zelf aanstuurt.
Twijfel je of dit moment het juiste is, lees dan wanneer je een integrator nodig hebt. Bijna altijd blijkt achteraf dat het juiste moment eerder lag dan de ondernemer had verwacht. Loslaten, durven en er klaar voor zijn horen nadrukkelijk niet in dat rijtje. Dat zijn de dingen waar een samenwerking op uitkomt en geen voorwaarden om te mogen beginnen.
Wat doet een integrator niet?
Een integrator neemt geen uitvoerend werk over. Ik bouw je website niet, schrijf je nieuwsbrief niet en doe je administratie niet, want dan ben ik een virtual assistant en niet degene die het geheel bewaakt.
Ook de verantwoordelijkheden die bij jou als eigenaar horen blijven bij jou. Denk aan de richting van het bedrijf, de keuzes over geld en het besluit om iemand aan te nemen of te laten gaan. Ik leg ze voor met een advies erbij en jij hakt de knoop door.
Inhoudelijk specialistisch klantwerk valt er ook buiten, net als losse projecten die niets met het afgesproken resultaat te maken hebben. Blijft die grens onduidelijk, dan wordt de integrator vanzelf weer de persoon via wie alles loopt. Dan heb je het probleem alleen verplaatst.
Zie je je groei stilstaan zonder dat je de vinger op de oorzaak krijgt, dan zijn er vijf factoren die dat het vaakst veroorzaken.
Veelgestelde vragen over wat een integrator doet
Wat is het verschil tussen een integrator en een operationeel manager?
Is een integrator hetzelfde als een COO?
Hoeveel uur per week is een integrator bezig?
Wat doet een integrator in de eerste maand?
De eerste maand begint met de DeepDive, waarna het businessplan en de kwartaaldoelen worden vastgelegd. Daarna start het wekelijkse ritme en maak ik kennis met elk teamlid apart. In die weken wordt meestal ook duidelijk welke afspraken nergens vastliggen.
Werkt een integrator alleen bij grote bedrijven?
Dit hoeft niet. De rol komt ook goed tot zijn recht bij een bedrijf met een vast team van twee tot vijf mensen, waar de ondernemer nog alles zelf aanstuurt. Bij grotere organisaties zit die rol vaak al ingevuld als COO of operationeel directeur.
Kan ik dit ook zelf oppakken?
Dat kan. Een deel van mijn klanten heeft het ook geprobeerd voordat we begonnen. Wat meestal misgaat is dat het bewaken als eerste wegvalt zodra het druk wordt, want de waan van de dag wint het van de scorecard. De rol werkt omdat hij bij iemand anders ligt dan bij degene die ook de omzet moet binnenhalen.
Ontdek waarom jouw bedrijf vastloopt
Herken je jezelf in het bedrijf waar alles via de eigenaar loopt, dan loop ik in mijn gratis e-guide de punten langs die ik het vaakst tegenkom als een bedrijf vastloopt. Je vraagt hem aan op kimminten.nl/guide.
Daarna weet je niet alleen wat een integrator doet, maar ook of dat het is wat jouw bedrijf op dit moment nodig heeft.
